آن چه از دور کاری نمی دانید

آن چه از دور کاری نمی دانید

آن چه از دور کاری نمی دانید | پیش بینی می شود همه گیری ویروس کرونا اساساً عملکرد بسیاری از سازمان ها را برای آینده قابل پیش بینی، تغییر دهد. همان طور که دولت ها در سر تا سر دنیا و همچنین مشاغل در سطح بین الملل با این شرایط جدید، ترجیح می دهند که افراد در قرنطینه مانده و دور کاری کنند و در واقع اذعان می کنند که کار از راه دور و یا به عبارتی دور کاری واقعیت جدید اکثر کشورهاست. کشورهایی که در حال دست و پنجه نرم کردن با ویروس کرونا و تبعات آن هستند.در واقع حال باید ببینیم که مدیران شرکت ها، مدیران ارشد و کارمندان چگونه این تغییر ناگهانی را ایجاد کرده و با آن کنار می آیند؟

آیا سازمان ها برای این انتقال ناگهانی آماده هستند؟

آن چه در حال وقوع است، این است که مدیران شرکت های بزرگ و سازمان های با بیش از 5،000 یا 10،000 کارمند در حال حاضر از کارمندان شان می خواهند که در خانه مانده و دور کاری کنند.این مسئله بی سابقه است.بنابراین نه سازمان ها آمادگیش را دارند و نه کارمندان توانایی انجام دور کاری به نحو احسن را دارند. اولین کاری که مدیران می توانند برای آماده سازی کارمندان خود انجام دهند چیست؟ آیا زیرساخت های دور کاری برای کارمندان مهیا گردیده است؟ آیا مردم از فناوری لازم برخوردار هستند یا به آن دسترسی دارند؟ آیا کارمندان لپ تاپ دارند؟ آیا کسانی که [دارای لپ تاپ هستند] می توانند به راحتی به سازمان خود دسترسی داشته باشند؟

آیا آن ها نرم افزاری را که باید برای انجام کار، تماس های کنفرانس و غیره داشته باشند، دارند؟ در مورد کارمندانی که لپ تاپ یا دستگاه تلفن همراه ندارند؟ چطور؟ چگونه مطمئن شوید که آن ها به منابعی که برای انجام کار نیاز دارند دسترسی دارند؟ مدیران به شکل کاملا مستقیم باید بر تمامی این امور نظارت کرده و اطمینان حاصل کنند که منابع و امکانات مورد لزوم برای کلیه ی کارمندان فراهم است تا هیچ یک از کارمندان احساس عقب ماندگی از تیم کاری شان را نداشته باشند. افرادی که عادت به کار از راه دور ندارند باید چه کاری انجام دهند تا از نظر روانشناختی برای آن آماده شوند؟

تمامی قوانین و الزامات در محیط کارتان را رعایت کرده و یک روش کاملا منظم و روتین برای انجام کارهای خود داشته باشید.زمان شروع و پایان کارتان را برنامه ریزی کنید. ریتم داشته باشید، دوش بگیرید، لباس بپوشید، لباس مخصوص به کار را برای خانه خود انتخاب کنید هر روز همان را به تن کنید تا حس و حال کار کردن در محیط کاری به شما مستولی شود. سپس فعالیت های روزکاری تان را شروع کنید. اگر عادت دارید که تحرک داشته باشید حتما این کار را در طی روز و در بین کارهای روتین خود انجام دهید. اگر برون گرا هستید و به تماس و همکاری زیادی با دیگران عادت کرده اید، هنوز هم در زمان انجام کار با همکاران و دوستان خود صحبت کرده و خستگی تان را رفع کنید.

از خود بپرسید: چگونه می توانم از احساس تنهایی یا منزوی بودن در محیط خانه اجتناب کنم و بستر سالم ماندن خود و اعضای خانواده ام را فراهم کنم. هنگامی که برای حل این مشکلات جوابی یافتید حتما انجام این کارهای خاص را به فعالیت روزانه اتان اضافه کنید.برای مدیران نیز دور کاری می تواند سرگرم کننده و وقت گیر باشد چرا که آنها باید تمامی کارمندان خود را روزانه بررسی کرده و از چگونگی انجام کار آن ها نیز مطلع شوند .در واقع مدیران بایستی اطمینان حاصل کنند که کارمندان شان با این روش کار سازگار شده و کارشان را به راحتی انجام می دهند.

به یاد داشته باشید که در واقع می توانید از کار کردن در خانه و دور کاری هم لذت ببرید. در حین کار می توانید به موسیقی مورد نظر خود گوش فرا داده و با آرامش کارهای تان را انجام دهید.می توانید از انعطاف به وجود آمده در کارتان حین انجام وظایف تان خوشحال باشید درباره زمان خود انعطاف پذیر فکر کنید.

آن چه از دور کاری نمی دانید

وظایف تان در یک تیم کاری باید چگونه باشد؟

در مرحله اول، شما باید یک گفتگوی گروهی در مورد وضعیت جدید انجام وظایف خود داشته باشید. نمی دانیم که این دور کاری چقدر طول می کشد اما بایستی مطمئن شوید که تمامی ملزوماتی را که بایستی داشته باشید را دارید. تمامی تجهیزات باید توسط تیم راه اندازی مهیا شود تا بتوانید دور کاریتان را شروع کنید. حال که توانستید کلیه ملزومات کاری خود را فراهم کنید بایستی متوجه شوید که شرایط کار و نظارت و … چگونه خواهد بود چند بار در روز بایستی با تیم کاری خود در تماس باشیم؟ بهترین راه همکاری با همکاران مان چیست؟ چگونه می توانیم به راحتی وظایف و مسئولیت هایی را که بر عهده امان گذاشته شده را انجام دهیم و … .

وظایف مدیران در دوران دور کاری

شما باید به کارمندان تان کمک کنید تا درک کنند که چگونه کار از راه دور انجام دهند و به آنها اطمینان دهید که این کار موثر است. پس از روبراه کردن این موارد ، حداقل یک بار در هفته با گروه خود ملاقات کنید. اگر عادت دارید جلساتی داشته باشید ، این کار را ادامه دهید. در حقیقت، احتمالاً بایستی تماس های بیشتری برای کل تیم و اعضای آن در نظر بگیرید چرا که اگر انجام پروژه ی مهم کاری بر عهده شان است به مراتب میزان نیاز آن ها به رد و بدل کردن اطلاعات نیز بیشتر می شود.

همچنین به یاد داشته باشید که می توانید کارهای سرگرم کننده را بطور عملی انجام دهید، مثل گذراندن یک ساعت خوش در کنار افراد تیم، صرف قهوه با هم یا صرف نهار با هم. همه این موارد می تواند به حفظ ارتباطاتی که در دفتر کارتان داشتید کمک کند. تحقیقات کافی وجود دارد که نشان می دهد تیم های مجازی از نظر اعتماد و همکاری می توانند کاملاً برابر تیم های غیر مجازی کار کرده و به همان نسبت موفق باشند. فقط به نظم و انضباط زیادی نیاز دارد. کارفرمایان بایستی کارهای زیادی انجام دهند تا اطمینان حاصل کنند که کارمندان شان همچنان مسئول، متعد و خوشحال هستند.

افراد مکالمه های بی برنامه یا صرف چای یا کاپوچینو را با همکاران در کار از راه دور از دست می دهند. این ها در واقع بخش های بزرگ و مهمی از روز کاری هستند که تأثیر مستقیمی بر عملکرد دارند. چگونه آن ها را به طور واقعی ایجاد کنیم؟ برای برخی از گروه ها و افراد، خیلی راحت می شود از طریق پیامک این تماس ها و ارتباطات ایجاد شود و برای عده ای دیگر نیز از طریق مکالمات تلفنی زنده یا کنفرانس های ویدیویی.

برخی از افراد ممکن است از واتساپ، WeChat یا وایبر استفاده کنند. یک مدیربایستی این گونه تماس ها و ارتباطات تیم کاری را مدیریت کند چرا که سلامت روانی تمامی افراد گروه را در پی دارد. شاید یک فرد عادی نتواند تمامی این مسایل را که عنوان کردیم درک نکند اما این مسایل تمامی چیزهایی هستند که ما آن ها را به تجربه و به مرور دریافته ایم و برای درک آن ها باید آموزش دید. در دوران دور کاری یکی دیگر از کارهایی که فوق العاده در روح و روان افراد تاثیر می گذارد، ورزش کردن و انجام تمرینات ورزشی روزانه است.

سه مورد مهم که مدیران می توانند برای ایجاد فرهنگ دور کاری انجام دهند چیست؟

بیش از 10،000 کتاب به زبان انگلیسی در آمازون در مورد واقعیت و نحوه هدایت کارمندان دورکار یا از راه دور وجود دارد؛ چرا؟ زیرا انجام این کار بسیار دشوار است و مدیران مجبورند به طور جدی روی آن کار کنند. یکی از کارهای مهمی که مدیران حتما بایستی انجام دهند این است که، اطمینان حاصل کنید که اعضای تیم کاملا به روند اموری که انجام می دهند آگاه هستند. یک مدیر بایستی تمامی کارمندان را از وقایع و اتفاقات شرکتش مطلع نگاه دارد چرا که هنگامی که کارمندان دور کار هستند فکر می کنند که ازمرکز فعالیت دور مانده اند.

آن ها نمی دانند چه اتفاقی در شرکت می افتد. و یا از مشتریان و اهداف شرکت غافل می مانند.با همه ی این تفاسیر برقراری ارتباط دایم با شرکت برای کارمندان دور کار بسیار مهم است. بنابراین بایستی بیشتر تماس ویدئویی گرفته بیشتر ایمیل کنید و اطلاعات بیشتری را به اتشراک بگذارید. شما به عنوان یک مدیر باید مطمئن شوید که آنها احساس خوبی دارند. نکته دیگر این است که اطمینان حاصل شود که هیچ یک از اعضا احساس نمی کنند که از دیگران کمتر به شما دسترسی دارند.

در خانه ماندن باعث می شود که کارمندان تان فکر کنند که هیچ دسترسی به شما ندارند. بنابراین شما باید در دسترس همه به طور مساوی باشید. سرانجام، وقتی جلسات گروهی خود را برگزار می کنید، اهداف عالی خود را عنوان کنید و زمان مناسب برای دستیابی به این اهداف و وظایف کاری را مشخص کنید و اطمینان حاصل کنید که احساس تمامی کارمندانتان دیده و شنیده شده است.

آن چه از دور کاری نمی دانید

این تغییرات چگونه بر بهره وری تأثیر خواهد گذاشت؟

در زمان دور کاری و اجبار به کار از راه دور بهره وری به هیچ عنوان کاهش پیدا نمی کند.در واقع بهره وری حفظ شده و حتی می تواند افزایش یابد.زیرا رفت و آمد و حواس پرتی محیط کار به طور کامل از بین رفته است. البته ممکن است که کارمندان در کنار شریک زندگی یا بچه های خود در خانه باشند که حل این مشکل نیز به راحتی میسر است.

البته مشکل دیگری که ممکن است در هنگام دور کاری پیش بیاید،این است که در هنگام بروز مشکل، دسترسی حضوری به کارمندان تان ندارید و این امر ممکن است در رفع و رجوع مشکلات پیش آمده، تاخیر ایجاد کند که البته این مشکل هم با بکار گیری تدابیر قبلی قابل حل خواهد بود. اما به غیر از مشکلات عنوان شده بهره وری کاهش پیدا نمی کند.شواهد قوی و مطمئنی وجود دارد که نشان می دهد بهره وری نه تنها کاهش پیدا نمی کند بلکه ممکن است افزایش نیز پیدا کند.

در مدت زمان دور کاری چگونه می توانید میزان بهره وری کارمندان خود را اندازه بگیرید؟

بایستی به کلیه ی مدیران این حقیقت را عنوان کرد که شما باید به کارمندان خود اعتماد کنید. این دوره و زمانی است که ما باید به توصیه های ارنست همینگوی گوش فرا دهیم: “بهترین راه برای فهمیدن این که آیا می توانید به کسی اعتماد کنید یا خیر؟ این است که به آن ها اعتماد کنیم. مطمئنا شما نمی توانید ببینید کارمندان تان در آن واحد چه می کنند. اما آن ها را به روش های درست تجهیز کنید، به آن ها وظایف شان را گوشزد کرده و برنامه ای تدوین کنید تا مانند همیشه آن ها را انجام دهند.

بررسی کنید و امیدوار باشید که آن ها وظایف شان را آن گونه که می خواهید انجام می دهند. مطمئنا نمی توانید روند کار را زیر نظر بگیرید، بنابراین بررسی شما باید مبتنی بر نتیجه باشد. اما تمامی این ها نشان دهنده ی این نیست که کارمندان در دور کاری وظایفی را که به آن ها محول شده است را انجام نمی دهند. دور کاری مدت زیادی است که در بعضی جوامع به کار گرفته شده است. امروز ما تمام فناوری های به روز و مدرن را داریم که نه تنها دور کاری کنیم بلکه به همکاری در کارهای تیمی بپردازیم. ما ابزارهای رسانه ای اجتماعی گسترده ای داریم که به ما امکان می دهد داده ها را ذخیره و ضبط کنیم، مکالمه های رو در رو داشته باشیم ، بهترین شیوه ها را به اشتراک بگذاریم و یاد بگیریم.

حال که با نحوه ی دور کاری، کارمنتدان دور کار، مدیران دور کار و دیگر واژه ها آشنا شدیم، اگر قصد پیدا کردن شغل داشته و یا در پی بدست آوردن فرصت شغلی مناسب هستید، اگر کار فرما هستید و می خواهید کارمندانی را استخدام کنید می توانید به سایت جاب اکسپرت سرزده و کلیه ی آگهی استخدام، رزومه کاری، نیازمندی های شغلی و … را بررسی کرده و به راحتی نیاز خود در استخدام کارمند و یا بدست آوردن شغل مناسب را برطرف نمایید.