اهمیت مدیریت پروژه به سبک آنلاین

مدیریت پروژه به سبک آنلاین

در این مقاله قصد داریم که در مورد اهمیت مدیریت پروژه به سبک آنلاین صحبت کنیم، اما برای اینکه به این موضوع بپردازیم در ابتدا به معرفی مدیریت پروژه و اهمیت آن خواهیم پرداخت و در ادامه در خصوص مدیریت پروژه به سبک آنلاین و نرم افزارهایی که در این مسیر می توانید از آن ها استفاده کنید صحبت خواهیم کرد.

مدیریت پروژه در واقع همان پیگیری و استفاده از تکنیک های متفاوت به منظور رسیدن به اهداف مشخصی است که قرار است در یک دوره زمانی خاص به نتیجه برسد. به عبارت دیگر می توان مدیریت پروژه را استفاده از دانش، تخصص، ابزار و فنون به منظور تحقق اهداف در نظر گرفت. مدیریت یک پروژه در واقع پروسه ای است که در راستای مسیری مشخص برای رسیدن به هدفی مشخص با در نظر گرفتن هزینه، کیفیت و زمان و با استفاده از ابزار و فنون خاص انجام می شود. مدیریت اعضای تیم و مدیریت پروژه ها از جمله مشکلات شرکت های نوپا است. از این رو تیم ها همواره وظایف و عملکرد ها را در بین خود تقسیم می کنند و این عمل در واقع همان مدیریت پروژه نام گذاری می شود. از جمله مشکلاتی که سازمان های پروژه محور در بیشتر مواقع با آن روبرو می شوند، هماهنگ کردن فرآیند مدیریت برنامه ریزی و البته کنترل پروژه های سازمان است. تمامی سازمان ها به دنبال این هستند که پروژه خود را به گونه ای یکپارچه برنامه ریزی کرده و در نهایت کنترل کنند. مدیران پروژه در این فرآیند در تلاش هستند تا وضعیت واقعی پروژه را مورد بررسی قرار داده و آن را با برنامه های مشخص شده تطبیق داده و در نتیجه به منظور اصلاح شرایط موجود اقداماتی را انجام دهند.

مدیریت پروژه آنلاین

اهمیت مدیریت پروژه

هر مدیر به منظور این که بتواند در حرفه خود به صورت موفق عمل کند بهتر است که با مهارت های مدیریت پروژه آشنا شود، چرا که مدیران پروژه می آموزند که تنها خود را محدود به نظارت بر یک وجه از کار نکنند و در تلاش هستند که تمامی جوانب کار را مورد بررسی قرار دهند. اما با توجه به مسئولیت های خطیری که بر عهده یک مدیر پروژه قرار می گیرد و حجم زیادی از کارها که بایستی توسط چنین شخصی انجام شود استفاده از نرم افزار هایی که بتواند به شما در این مسیر کمک کند تا بتوانید کار خود را انجام دهید بسیار می تواند در این مسیر کمک کننده باشد، که در ادامه به معرفی چند اپلیکیشن که از آن ها می توانید در مدیریت پروژه ها استفاده کنید پرداخته ایم.

مدیر پروژه در واقع همواره در تلاش است که با بررسی پروژه از درستی انجام کار در محدوده زمانی خاصی اطمینان حاصل کند و همچنین با در نظر گرفتن بودجه ای که در اختیار دارند از ارزیابی مسائل مالی نیزغافل نشود. انجام چنین کاری در شرکت های بسیار بزرگ امری بسیار سخت و دشوار است که به راحتی امکان پذیر نخواهد بود و اما استفاده از اپلیکیشن های موجود می تواند در این مسیر به مدیران کمک کند.

اگر بخواهید به طور کلی به شرح وظایف یک مدیر پروژه بپردازیم می توان اینگونه بیان کرد که این شخص در واقع در قدم اول بایستی که هدف پروژه را تعیین کرده و به همراه جزئیات به توضیح این امر بپردازد که این پروژه قرار است که به چه نتیجه ای ختم شود؟ بعد از این مرحله بایستی که به کمک یک برنامه زمانی و البته تقسیم وظایف بین اعضای گروه و تعیین وظیفه خاص برای هر شخص در یک بازه زمانی مشخص، روند فعالیت ها را مشخص کند. علاوه بر این تعیین بودجه پروژه نیز بر عهده چنین شخصی خواهد بود. وی می کوشد که به گونه ای هزینه ها را پوشش دهد که هیچگونه اصرافی در این فرآیند اتفاق نیافتد و البته اطمینان حاصل کند که تمامی منابعی که اعضای گروه برای رسیدن به اهداف شان به آن نیاز دارند موجود می باشد.

پیش از این افراد به منظور اینکه بتوانند وظایف خود را به خاطر بسپارند از روش های سنتی همچون کاغذهای یادداشت استفاده می کردند. بدین شکل که فعالیت های خود را به صورت یادداشت بر روی کاغذ ثبت کرده و بر میز کار و یا تخته وایت برد می چسباندند تا همواره آنچه بایستی انجام دهند را پیش رو داشته باشند. اما امروزه با توجه به پیشرفت تکنولوژی انجام این کارها در یک سری از نرم افزارها امکان پذیر می باشد. برای مثال ترلو یک نرم افزار تحت وب است که می توانید از آن در مدیریت وظایف و عملکردهای خود استفاده کنید و هنگامی که پای پروژه های گروهی در میان باشد این نرم افزار به خوبی می تواند به شما کمک کند. یکی از مزایای استفاده از ترلو در این است که شما نه تنها خواهید توانست مدیریت یک پروژه گروهی را به راحتی انجام دهید بلکه همچنین می توانید در ایجاد هماهنگی بین اعضای گروه نیز از آن استفاده کنید. بدون وجود هماهنگی برای انجام کارها کیفیت نتایج به حد چشمگیری کاهش پیدا خواهد کرد اما با استفاده از این نرم افزار خواهید توانست هماهنگی های لازم را برای رسیدن به نتیجه مطلوب انجام دهید.

مدیریت پروژه آنلاین

از دیگر مزایای که نرم افزار ترلو دارد این است که قابلیت دسترسی بالایی دارد که می توانید از آن در وب و یا حتی بر روی موبایل خود و سیستم عامل های اندروید، ios و ویندوز ۸ بهره ببرید. کار کردن با این اپلیکیشن بسیار ساده بوده و در واقع به شما کمک می کند که پروژه خود را تجسم کرده و با یک نگاه به کارت ها از روند پیشرفت کار مطلع شوید، از طرفی امکان تعامل با دیگر اعضا را برای شما فراهم می کند. از دیگر ویژگی های ترلو انعطاف پذیر بودن آن است. در این اپلیکیشن شما می توانید برد های کاملاً متفاوتی داشته باشید. همچنین نرم افزار ترلو شیوه انجام کار و زمان انجام آن را به شما یادآوری می کند.

و اما نرم افزار مدیریت پروژه تسکولو نیز رابط کاربری ساده و کاربرپسندی دارد. علاوه بر این هم نسخه موبایلی آن موجود است و هم امکان استفاده از آن بر روی مرورگر امکان پذیر می باشد. با استفاده از این اپلیکیشن می توانید پروژه ای را تعریف کرده و کار مشخصی را به یک شخص واگذار کرده و همچنین زمان مشخصی برای انجام فعالیت ها در نظر گرفته و روند پیشرفت کار را مورد بررسی قرار دهید. اهمیت مدیریت پروژه در واقع بر هیچکس پوشیده نیست. و هر روزه بر اهمیت آن افزوده می شود. اما چه چیزی منجر به این شده است که افراد روزانه بیشتر از قبل به اهمیت این مهارت پی ببرند؟

مدیریت پروژه در واقع به فرآیندهای برمیگردد که به منظور توسعه کسب و کار از آن ها استفاده می شود. امروزه مدیریت پروژه از اهمیت بسیار زیادی برخوردار شده است چرا که شرکت ها و سازمان ها با توجه به شرایط موجود همواره به دنبال رقابت با یکدیگر هستند از این رو مدیریت پروژه به عنوان یک مهارت و یک مزیت رقابتی در بازار کار شناخته می شود.

با توجه به اینکه انجام دادن پروژه ها همواره با هرج و مرج بسیار زیادی همراه خواهد بود بنابراین یکی از اصلی ترین اهمیت های مدیریت پروژه را می توان سازمان دهی به این بی نظمی ها دانست. با مدیریت پروژه به سبک آنلاین خواهید توانست که یک نقشه راه مشخص برای کل پروژه در اختیار داشته باشید که تمامی اهدافی که در این مسیر قرار است به آن ها برسید در این فرآیند مشخص شده باشد.

از دیگر مزایای مدیریت پروژه آنلاین این است که از این طریق شما می توانید یک جدول زمانی مشخص برای تمامی فعالیت های خود داشته باشید. داشتن یک جدول زمانی به شما کمک می کند تا از به تاخیر افتادن کارهای تان و همچنین هدر رفتن هزینه تان جلوگیری شود.

زمانی که شما از یک برنامه خاص برای پیشبرد کارهای تان استفاده می کنید برای مثال از برنامه هایی همچون تسکلو و یا ترلو و روند کار را بررسی می کنید متوجه می شوید کار کل اعضا به گونه ای به همدیگر مرتبط است از این رو به اهمیت کار تیمی پی برده و در نتیجه خواهید فهمید که پایه و اساس موفقیت در مدیریت یک پروژه همکاری بین اعضای یک پروژه می باشد. با استفاده از چنین اپلیکیشن هایی در واقع کنترل هزینه ها بسیار ساده تر خواهد بود و همچنین به شما کمک خواهد کرد که بتوانید کیفیت واقعی فعالیت خود را مورد بررسی قرار دهید.

مدیریت پروژه آنلاین

اما از دیگر نرم افزارهایی که برای این کار می توانید از آن استفاده کنید نرم افزار Primavera Enterprise است. به کمک این نرم افزار می توانید سلسله مراتب شرکت را تعریف کرده و بعد از آن ساختار سازمانی و همچنین وظایف و مسئولیت ها را برای مدیریت پروژه خود مشخص کنید. از این نرم افزار همچنین می توانید برای پروژه های مستقل نیز استفاده کنید. به طور کلی اگر بخواهید در مورد توانایی های این نرم افزار صحبت کنید می توان به قابلیت چند برنامه بودن و چند پروژه بودن آن نیز اشاره کنید. از دیگر ویژه گی های Primavera Enterprise این است که با استفاده از این نرم افزار در واقع پایگاه داده بسیار قدرتمندی را برای مدیریت اسناد مدارک و قراردادها خواهید داشت و به کمک آن می توانید تمامی مدارک و اسنادی که در طول روند پروژه از طرف شما و یا سایر افراد ایجاد می شود را ثبت کرده و در نهایت با اضافه کردن اطلاعات این اسناد، آخرین وضعیت مدارک را تحت مدیریت و کنترل داشته باشید.

همچنین به کمک این نرم افزار خواهید توانست که بر هزینه های مرتبط با اسناد مالی نظارت داشته باشید. علاوه بر این خواهید توانست که بر تمامی تغییراتی که در پروژه ایجاد می شود آگاهی پیدا کنید و بتوانید که تمامی آنچه که در طول پروژه ایجاد شده است را بررسی کرده و مورد ارزیابی قرار دهید. مدیران پروژه می توانند با استفاده از این اپلیکیشن ها به راحتی اعضای تیم خود را مدیریت کنند. یکی از اصولی که به مدیران کمک می کند تا بتوانند کار خود را بهتر انجام دهند این است که به هنگام استخدام نیروی جدید از افرادی دعوت به همکاری نماید که علاقمند به انجام کار تیمی باشند.

برای مدیریت پروژه های خود نیز می توانید از سرویس Asana استفاده کنید. به منظور استفاده از این سرویس داشتن یک g-mail اکتفا می کند. استفاده از این نرم افزار ها می تواند به شما کمک کند که بتوانید عملکرد خود و سایر اعضای تیم را بهبود بخشیده و همچنین فعالیت های مورد نیاز را با سرعت بالاتری به نتیجه برسانید، از طرفی این نرم افزار ها می توانند به شما کمک کنند تا کارهای خود را را راحت تر از قبل انجام داده و روند پروژه را راحت تر مورد بررسی قرار دهید.