تاثیر اینماد در کسب اعتماد مشتریان کسب و کار
زمان مطالعه: 7 دقیقه
اگر مدیر یک مجموعه هستید یا برای فرد دیگری کار می‌کنید حتماً تا به حال به دلایل مختلف از جمله شیوع بیماری‌های همه گیر مجبور به دورکاری شده‌اید. دورکاری علاوه بر مزایایی چون کاهش هزینه‌ها و ذخیره زمان می‌تواند مشکلاتی را نظیر مدیریت تیم در زمان دورکاری به همراه داشته باشد. در ادامه با ما همراه باشید تا به این موضوع بپردازیم.
با دورکاری آشنا شوید
یکی از راه‌حل‌هایی که برای کاهش هزینه‌هایی از جمله هزینه تردد و ذخیره زمان برای انجام کار بیشتر، شناخته شده است، دورکاری یا همان Teleworking می‌باشد. از گذشته تا به حال دورکاری یکی از انتخاب‌های افراد مشغول به کار بوده است. اما گاهی بدون اختیار و انتخاب شخصی مثلاً با شیوع یک بیماری همه گیر، افراد مجبور به دورکاری می‌شوند. اینکه این افراد چقدر به دورکاری علاقه مند هستند در تصمیمی که درباره‌ی دورکاری اجباری گرفته می‌شود تأثیری ندارد.
گاهی عدم علاقه‌ی افراد به دورکاری ناشی از مواردی چون عدم دسترسی به اینترنت پر سرعت و رایانه، نبودن قواعد مشخصی برای دورکاری، افزایش ساعت و حجم کاری، هزینه‌ی اینترنت و تماس‌های تلفنی، نظارت نادرست بر کارمندان و در نهایت گوشه گیری یا افسردگی می‌باشد.
مدیریت تیم در زمان دورکاری
شاید شما مدیر یک مجموعه هستید و با یک تیم کار می‌کنید. همان طور که می‌دانید مهم‌ترین موضوع برای شما مدیریت تیم در زمان دورکاری است. مدیریت از راه دور شاید بسیار پیچیده به نظر برسد و شما را مستأصل کند. اما با دانستن راهکارهای ساده می‌توانید مدیر مجازی موفقی باشید.
انتخاب تیم دورکاری چگونه ممکن است
اول از همه اگر مجبور هستید تنها بخشی از کارمندان خود را مجبور به دورکاری کنید، در انتخاب افرادی که برای این کار مناسب هستند دقت کنید. بسیاری از افراد حوصله و توان دورکاری را ندارند و بسیار طول می‌کشد تا این تغییر را بپذیرند. حتی می‌توانید یک مدت به صورت آزمایشی افراد انتخابی را مورد بررسی قرار دهید. اگر توقعات شما را برآورده کردند می‌توانید به آنها اعتماد کنید.
حفظ ارتباط با تیم دورکاری
مورد مهم دیگر پس از انتخاب تیم دورکار این است که نباید به دنبال قطع ارتباط حضوری ارتباط خود را به طور کلی با آنها حذف کنید. برعکس باید ارتباط خود را در فضای مجازی گسترش داده و از ارتباطات حضوری در زمان‌های معین غافل نشوید. سعی کنید زمان مشخصی را به گفت و گوی روزانه با تیم خود اختصاص دهید. شاید این مهم‌ترین مرحله در مدیریت تیم دورکاری باشد.
دو نکته در این مرحله بسیار حائز اهمیت است. اول اینکه زمان ارتباط باید مشخص باشد. این کار هم به ایجاد نظم در تیم کمک می‌کند هم شما باید متوجه باشید که تیم شما ساعت کاری مشخصی دارد و باید مثل یک کارمند حضوری وقتش را در اختیار شما قرار دهد. اگر این نکته را رعایت نکنید مطمئن باشید پس از گذشت زمان کارمندانتان فکر خواهند کرد که برای وقتشان ارزش قائل نیستید. در حقیقت آنها کارمندان تمام وقت شما نیستند، پس به حقوقشان احترام بگذارید.
نکته‌ی دوم این است که اگر پس از دورکار شدن به ارتباط خود با تیم تان ادامه دهید، این حس منتقل می‌شود که به آنها اهمیت می‌دهید. از طرفی می‌توانند از راهنمایی و پشتیبانی‌های شما استفاده کنند. پس به آنها و توانایی‌هایشان اعتماد کنید و در مقابل اعتماد آنها را نسبت به خود جلب کنید.
در کنار ارتباط کاری و بحث و گفت و گو درباره‌ی کار، حفظ ارتباط شخصی و صمیمی با اعضای تیم تان را فراموش نکنید. در واقع بهتر است هیچ چیز با قبل از دورکاری تفاوت نکند.
در حقیقت شما با همین حفظ ارتباط با تیم خود می‌توانید بر آنها نظارت کنید. این نظارت می‌تواند از طریق برقراری تماس تصویری، تماس صوتی، پیام‌های گروهی و ایمیل باشد. سعی کنید روشی را انتخاب کنید که تمام اعضای تیم به آن دسترسی داشته باشند.
ابزارهای ارتباط جمعی برای اطلاع رسانی
از ابزارهایی مثل وردپرس برای ایجاد یک ارتباط رسمی‌تر استفاده کنید. می‌توانید یک وبلاگ داشته باشید و تمامی درخواست‌ها، اعلامیه‌ها و اطلاعیه‌های عمومی که مربوط به تمام اعضای تیم می‌شود را در آنجا قرار دهید. از طرفی باید به دنبال به اشتراک گذاشتن ایده‌ها و نظرات افراد تیم باشید تا رسیدن به هدف برایتان آسان‌تر باشد؛ بنابراین از این ابزارها بدین منظور استفاده نمایید.
تسلط بر ارتباط نوشتاری
شاید ارتباط نوشتاری برایتان بسیار ساده به نظر برسد اما شما باید برای رساندن منظورتان مهارت کافی داشته باشید. باید بتوانید در کوتاه‌ترین زمان ممکن مؤثرترین و کارآمدترین پیام‌ها را در قالب نوشتاری برای تیم تان بفرستید. متن‌های ارسالی شما باید کوتاه، هدفمند و بدون حاشیه باشد. متن‌های طولانی می‌تواند خسته کننده باشد. از طرفی در خواندن متن‌های طولانی دقت به جزئیات پایین می‌آید و ممکن است افراد متوجه منظور اصلی شما نشوند.
نکته‌ی مهم دیگر این است که پیام‌ها را اولویت بندی کنید. پیدا کردن پیام‌های مهم در میان چند پیام پشت سر هم در فضای مجازی گیج کننده خواهد بود. کار دیگری که می‌توانید انجام دهید این است که برای اهداف مختلف راه‌های ارتباطی مختلفی داشته باشید. مثلاً اطلاعیه‌های مهم را در گروهی که مربوط به اشتراک گذاری ایده‌هاست نگذارید.
جلسات حضوری
یکی از مهم‌ترین موضوعاتی که بسیاری از مدیران تیم‌های دورکاری از آن چشم پوشی می‌کنند، برگزاری جلسات حضوری است. مانند گذشته جلسات اضطراری تیم را به صورت حضوری تشکیل دهید. نیاز نیست تعداد این جلسات زیاد باشد اما حذف کامل آن اصلاً توصیه نمی‌شود. قدردانی از اعضای تیم در جلسات حضوری را فراموش نکنید.
دورکاری بدون قوانین مگر می شود
همان طور که اشاره شد یک از معایب دورکاری این است که قوانینی برای آن وجود ندارد. مثلاً اضافه کاری، پاداش و توبیخ مواردی هستند که معمولاً به آنها توجهی نمی‌شود. به عنوان یک مدیر این وظیفه‌ی شماست که قوانینی وضع کنید تا توقعات شما را از تیم دور کار برآورده کند. وظایف هر یک را تعریف کنید و هدف اصلی تشکیل تیم را به طور واضح بگویید. بهتر است این موارد را در قالب یک فایل یا ویدئو از پیش تهیه کنید و در اختیار تیم خود قرار دهید تا بتوانند در موقع نیاز به آن مراجعه کنند.
برای تعطیلات امکان استراحت و مرخصی برای تیم خود در نظر بگیرید. با این کار نیروی کاری تیم خود را دو چندان می‌کنید. فراموش نکنید که کار مجازی ممکن است برای عده‌ای خسته کننده و روح فرسا باشد. مناسبت‌های مهم کاری و شخصی مثل تولد اعضای تیم را به یاد داشته باشید. توجه به این نکات کوچک کار سختی نیست اما می‌تواند میزان صمیمیت و اعتماد بین شما و اعضای تیم تان را افزایش دهد. یادتان باشد در این مورد بسیار دقت کنید و چیزی را از قلم نیندازید.
ارائه برنامه شخصی در کنار برنامه عمومی به اعضای تیم دورکاری
همان طور که می‌دانید هر فرد انجام یک وظیفه‌ی مشخص را در تیم بر عهده دارد؛ بنابراین ارائه‌ی یک برنامه‌ی واحد برای همه اعضای تیم کاری بسیار اشتباه می‌باشد. به صورت واضح انتظاراتی را که از هر یک از اعضای تیم دارید به آنها اعلام کنید تا از بی‌نظمی‌های احتمالی جلوگیری به عمل آید.
بدین منظور می‌توانید با آنها جلسات تک نفره‌ی حضوری یا آنلاین برگزار کنید. سعی کنید ویژگی‌های شخصیتی هر یک از اعضای تیم خود را بدانید و با این آگاهی به آنها مسئولیت دهید. شخصیت انسان‌ها پس از شکل گیری قابل تغییر نیست پس فکر نکنید با گذشت زمان چیزی تغییر خواهد کرد و از همان اول بهترین انتخاب را داشته باشید.
سخن آخر
شاید مدیریت یک تیم دورکار به نظر سخت برسد اما اگر آگاهی خود را افزایش دهید و توانمند ظاهر شوید، به اعضای تیم خود حس آرامش می‌دهید و شما نیز بر مدیریت خود مسلط خواهید بود.
در این مقاله سعی شده است به طور کامل به بررسی تمام ابعاد مدیریت تیم در زمان دورکاری و ارائه‌ی راهکارهایی به منظور بهبود این موضوع پرداخته شود. امیدواریم پس از مطالعه‌ی این مقاله با صرف دقت و توجه کافی در مدیریت تیم خود در زمان دورکاری موفق و پیروز باشید.
