افراد موفق آخر هفته ها چه کاری می کنند
زمان مطالعه: 9 دقیقه
استراتژی های مدیریت اختلاف در محیط کار
استراتژی های مدیریت اختلاف در محیط کار | یکی از مشکلاتی که گاها در هر محیط کاری به وجود می آید، اختلافات کوچک و بزرگ بین کارمندان است. به همین دلیل هم مدیران و کارفرمایان باید به خوبی بدانند که در چنین موقعیت هایی می بایست چه کار انجام دهند و اوضاع را چگونه کنترل کنند. شاید برای تان جالب باشد که بدانید با توجه به مطالعه و تحقیقی که بر روی کارمندان آمریکایی انجام گرفته، آن ها هر هفته 2.1 میلیون ساعت درگیر اختلاف های محیط کار هستند که مانع انجام درست امور، خلاقیت و همکاری بین افراد می شود. اما دلیل این گونه اختلافات هرچه که باشد اهمیت ندارد، چیزی که مهم است نحوه برخورد مدیران با این مشکلات و اختلافات در محیط کار است. در ادامه شما را با 12 استراتژی مهم مدیران برای حل فوری این اختلافات آشنا می کنیم.
خیلی سریع اقدام کنید
بیل فیش یکی از موسسان Tuck.com معتقد است، چیزی بدتر از اختلاف و خصومت قدیمی خصوصا در محیط کار نیست و زمانی که خیلی دیر واکنشی نشان داده می شود و یا احساسی سرکوب شده، همه ی این ها روی هم انباشته می شوند و کنترل همه چیز بهم می ریزد. فیش به همه ی شما مدیران که درحال خواندن این مطلب هستید توصیه می کند که اختلاف ها را خیلی سریع مدیریت کنید تا آسیب دائمی به روحیه، بهره وری و به طور کل شرکت تان وارد نشود. او در اینباره می گوید «من اگر با چنین مسئله ای رو به رو شوم، وظیفه خود می دانم که فورا همه طرف های درگیر را در اتاقی جمع کنم تا درباره موضوع صحبت کنیم. بارها پیش آمده که با یک گفتگوی کاملا شفاف به راه حل مناسب رسیده ایم». البته این را هم در نظر داشته باشید که منظور از اقدام فوری گستاخی و عجله نیست. بسیاری از کارشناسان پیشنهاد می کنند تا شماره 10 بشمارید یا کار دیگری انجام دهید تا عصبانیت تان فروکش کند و سپس مدیریت تان را شروع کنید.
از همه راهکار بخواهید
اگر در محیط کار دو نفر از کارمندان با هم اختلاف نظر دارند و این اختلاف بر کارشان تاثیر منفی می گذارد، شما وظیفه دارید که ابتدا خیلی خوب به حرف های شان گوش دهید و به آن ها فرصتی برای خالی کردن خشم شان بدهید؛ اما هرگز اجازه ندهید که از فرد مقابل شان بد بگویند یا شکایت کنند. شما به عنوان مدیر مجموعه وظیفه دارید که از آن ها بخواهید که با راهکارهای پیشنهادی در جلسه حاضر شوند تا گفتگویی سازنده داشته باشید. البته که نمی توان مطمئن بود که راه حل و تغییرهای پیشنهادی شان اثرگذار باشد؛ اما شما با پیشنهاد انجام چنین کاری آن ها را تشویف می کنید که فقط روی مشکل تمرکز نکنند و به جای آن دنبال راهکار باشند. تخلیه احساسات منفی، سالم ترین بخش این فرایند است؛ اما پس از آن باید برای یافتن راه حل تلاش کنید.
از هیچکس طرفداری نکنید
در بسیاری از محیط های کاری دیده می شود که مدیران با کارمندان شان دوست هستند و روابطی صمیمی دارند این خود عاملیست که سبب می شود مدیریت اختلاف بین یکی از این دوستان با کارمند دیگر دردسرساز شود. احتمالا کارمند دیگر بسیار حساس شود که آیا با او هم مثل دوستان تان رفتار می کنید یا نه. یکی از مهم ترین استراتژی های مدیریت اختلاف در محیط کار است که با همه کارمندان عادلانه رفتار کنید و طرف هیچکس را نگیرید.
سعی کنید زمانی که خارج از اداره هستید، همه روابط با دوستان تان باید مربوط به مسائل غیرکاری باشد یا حداقل بدون حضور طرف دیگر از صحبت با دوستتان درباره مورد اختلاف خودداری کنید. سعی کنید زمانی که به استخدام یک نیروی جدید می پردازید، به این مورد توجه کنید. بسیاری از افرادی که با هزاران امید و آرزو برای یک شرکت رزومه کاری ارسال می کنند و تمایل دارند در آن جا استخدام شوند، به این مورد بسیار اهمیت می دهند. چرا که صمیمیت بین نیروهای قدیمی و کارمندان جدید می تواند مشکلات بسیاری به وجود بیاورد.
اجازه دهید حرف شان را بزنند
تعداد کمی از اختلاف های محل کار با دخالت مدیر حل می شوند. در صورتی که مدیر ریزبینی باشید، واسطه گری شما هیچ نتیجه ای در حل اختلاف در محیط کار نخواهد داشت. به همین دلیل بهتر است کارمندانی که مشکل دارند را به حل کردن اختلاف ها به دست خودشان تشویق کنید. یکی از مناسب ترین راهکارها در مدیریت اختلاف این است که با هر یک از طرفین دعوا به صوت کاملا جداگانه و سپس با حضور هم صحبت کنید و سپس آن ها را تنها بگذارید تا با هم گفتگو کنند. زمانی که شخص سومی حضور نداشته باشد که بخواهند حقانیت خود را به او ثابت کنند، خودشان راهی برای پر کردن این فاصله و شناخت بهتر یکدیگر پیدا می کنند. این دو نفر باید آرام آرام و بدون ناظر با یکدیگر همکاری کنند و خیلی خوب است که هرچه سریع تر آن ها را در این مسیر قرار دهید.
ماهانه با هر کارمند جلسات دو نفره داشته باشید
زمانی که کارفرما از کار و شرح وظایف هریک از کارمندان اطلاعات مستمر نداشته باشد، طبیعی است که از اختلاف های محل کار خبردار نمی شود. به همین دلیل به شما توصیه می کنمم که هر ماه با تک تک کارمندان جلسه ای کوتاه داشته باشید و به آن ها اجازه دهید که نیازهای شان را بیان کنند. در این زمینه تجربیات زیادی وجود دارد و براساس آن ها می توان گفت که جلسات ماهانه 30 دقیقه ای و دو نفره مدیر با هر کارمند بسیار مفید است.
این جلسات خصوصی هستند و کارمند می تواند مشکلات شخصی و تیمی اش را با مدیر درمیان بگذارد و مدیر هم می تواند تجربه، نظر و نوع کمک شرکت به آن فرد را بیان کند. به این ترتیب، هر دو طرف می توانند مشکلات و نگرانی‌های شان را بدون ایجاد مزاحمت برای سایر اعضای تیم با هم درمیان بگذارند. البته در نظر داشته باشید که هر مسئله بد و خوبی که در این جلسات درباره ی آن ها صحبت می شود در همان اتاق می ماند و هیچ شخص دیگری از آن باخبر نمی شود.
مستند سازی کنید تا کارمندان تقصیر را به گردن هم نیندازند
زمانی که یک شرکت یا سازمان به مشکل برمی خورد، معمولا یک کارمند مقصر دانسته می شود و همه ایجاد این معضل را نتیجه تصمیم های اشتباه آن می دانند. اغلب وقتی کل فرایند شکست می خورد کارمندان به راحتی می توانند یکدیگر را مقصر کنند. بهتر است شما به عنوان مدیر یک مجموعه تمام کارها را مستند سازی کنید. این گونه زمانی که تمام افراد تیم به دلیل اشتباه یک فرد مجازات می شوند این طور احساس نمی کنند که در حق شان بی احترامی و اجحاف شده است چرا که همه به یک اندازه در شکست مقصر هستند و همین منجر به تغییرات مثبت در روند کار می شود و اختلاف میان اعضا از بین می رود . زمانی که این کار را آغاز کنید تمام اعضای تیم فرصت کمک به این مستندسازی را دارند و آن را وظیفه خود می دانند.
از رویکرد بدون تنبیه استفاده کنید
زمانی که طرفین دعوا این تصور را داشته باشند که فرد بازنده تنبیه می شود، احتمالا اختلاف ها شدیدتر شده و اوج می گیرند. اگر آن ها را متقاعد کنید که این راهکار فقط گامی برای اجتناب از شکست و مشکلات در آینده است، آن وقت می بینید که فورا به راهکار مناسب می رسند و به جای مقصر دانستن و یا گرفتن حالت تدافعی به خود، فقط به تعیین این فاصله ها و پر کردن آن ها فکر می کنند.
بر مشکل تمرکز کنید، نه بر شخص
هرگز حمله نکنید. حمله کردن به یکی از طرفین، اختلاف آن ها را عمیق تر می کند و سبب می شود که دیگر به دنبال راهکار نروند. به همین دلیل طرفین اختلاف باید روی مسئله مورد بحث تمرکز کنند و تا حد ممکن از بیان کلمات و جملات نامناسب اجتناب کنند. بهترین راه گفتگوی آرام و مدیریت اختلاف در محیط کار بررسی موارد مورد توافق و مورد اختلاف است؛ البته نه این که همه مشکلات را گردن یک نفر بیندازیم. همه ما اختلاف‌هایی با دیگران داریم؛ اما نباید اجازه دهیم مشاجره ها شدت یابند.
گوش دادن پویا را تمرین کنید
یکی از تکنیک های ارتباطی، گوش دادن پویاست که شنونده را مجبور می کند به گوینده بازخورد بدهد و حرف های او را به زبان خودش تکرار کند. این روش تاثیر بسیار مثبتی بر ایجاد همدلی و کاهش سوء تفاهم ها دارد. هم طرفین یک دعوا و اختلاف و هم ناظری که نقش واسطه میان آن دو را بازی می کند، می توانند از این تکنیک استفاده کنند. گوش دادن پویا راه گفتگوی آزاد بین دو طرف اختلاف را باز می کند و وقتی طرف مقابل حرف های طرف اول را با جملات و عبارات جدید به خودش برمی گرداند، وی احساس می کند مشکلات و نگرانی هایش شنیده شده است.
این روش کارمندان را تشویق می کند که مشکلات، افکار، نگرانی ها و احساسات شان را با دیگران درمیان بگذارند که گامی موثر در کاهش اختلاف ها در محل کار است. در این روش یک نکته مهم وجود دارد و آن هم این است که طرفین اختلاف بدون قطع کردن سخنان شخص مقابل و دفاع از خودشان ملزمند که با دقت به حرف هایش گوش دهند. وقتی کارمندان با دقت به رویکرد و نظرات شخص مقابل توجه می کنند، یکدیگر را شریکی برای حل اختلاف می بینند، نه طرفین دعوا.
با جاب اکسپرت در محیط کاری خوب استخدام شوید
یکی از مهم ترین مزیت های ثبت نام در وب سایت کاریابی و استخدام جاب اکسپرت این است که شما می توانید برای پیدا کردن شغل مناسب، هزاران آگهی استخدام را بررسی کنید و درباره ی شرکت مورد نظر تحقیقات لازم را انجام دهید. این گونه فرص دارید تا پیش از ارسال رزومه و درخواست استخدام، به طور کامل با محیط کاری که تمایل دارید در آن قرار بگیرید و به فعالیت بپردازید آشنا شوید. این کار می تواند به شما اطمینان دهد که کم تر در این محیط به مشکل برمی خورید.
