تکنیک های برقراری ارتباط موثر در محیط کار

تکنیک های برقراری ارتباط موثر در محیط کار

داشتن ارتباط موثر در محل کار یکی از مهم ترین مهارت هایی است که هر فرد شاغل در هر زمینه ای که فعالیت می کند، باید بداند. با این حال بسیاری از ما در مورد چگونگی برقراری ارتباط با همکاران و مشتری ها اطلاعات کافی نداریم. مهارت های ارتباطی در محیط کار به همان اندازه که فن آوری های جدید در موفقیت کسب و کار مهم است، اهمیت دارد. به ویژه در حال حاضر این مهارت ها برای بسیاری از افراد که اکنون از راه دور برای جلوگیری از گسترش COVID-19 کار می کنند، بسیار ضروری است.

متأسفانه، افراد در بیان خواسته ها و نیازهای خود خیلی راحت نیستند و مهارت چندانی ندارند. نداشتن مهارت های ارتباطی موثر در محیط کار نه تنها به شما به صورت فردی آسیب می رساند بلکه شرکت هم متحمل ضررهای سنگینی می شود. زیرا اگر کارمندان با یکدیگر یا رئیس با کارمندان ارتباط موثری نداشته باشند، بهره وری کاهش می یابد. مهارت های ارتباطی خوب به شما کمک می کند تا با چالش ها و مشکلاتی که ممکن است در تعامل با دیگران برای شما پیش می آید، راحت تر کنار بیایید. هنگامی که چگونگی ارتباط موثر در محیط کار را بدانید در مواجه با هر مشکلی می توانید آرامش خود را حفظ کنید و در کمال خونسردی به دیگران پاسخ دهید. در ادامه مقاله به معرفی تکنیک های برقراری ارتباط موثر در محیط کار و مهارت های ارتباطی می پردازیم که به شرح زیر هستند.

تکنیک های برقراری ارتباط موثر در محیط کار

مهارت گوش دادن را تقویت کنید

بیشتر ما شنوندگان خوبی هستیم. به جای این که واقعاً به آن چه فرد می گوید گوش فرا دهیم، صحبت او را قطع کرده و پاسخ خود را آماده می کنیم. اصلا درک نمی کنیم که مخاطب ما به توجه ما نیاز دارد، بی توجهی به صحبت های مخاطبمان باعث می شود که احساس خوبی به او دست ندهد و مکالمه بعد از مدتی قطع می شود و نمی توانیم ارتباط موثر در محیط کار برقرار کنیم.

به زبان بدن توجه کنید.

زبان بدن در رساندن منظور خود بسیار تاثیرگذار است. وقتی همکارتان با شما صحبت می کنند به حرکات دست و چشم های او دقت کنید. گاهی اوقات پیش می آید که همکارتان نتواند صحبتی را مستقیما به شما بگوید اما شما با توجه به زبان بدن او متوجه منظور اصلیش بشوید.

اولویت ارتباطات را در نظر بگیرید

 همه دوست ندارند به یک روش ارتباط برقرار کنند. برخی افراد ارتباط با ایمیل را ترجیح می دهند و دسته ای دیگر از افراد تلفنی صحبت کردن یا پیام دادن را بیشتر دوست دارند. اخیرا شبکه های اجتماعی طرفداران زیادی پیدا کرده است و بیشتر مردم از این شبکه ها برای برقراری ارتباط استفاده می کنند. بنابراین در محل کار برای برقراری ارتباط با همکار یا مشتری از روشی که او راحت تر است، استفاده کنید. با این کار به او نشان می دهید که برایش ارزش قائل هستید و به او احترام می گذارید. مثلا اگر چندین بار با مشتری تماس گرفته اید اما او جواب شما را با ایمیل داده است، بنابراین بهتر است از این به بعد از ایمیل برای ارتباط با وی استفاده کنید.

به لحن صحبت کردن خود دقت کنید

مشکل ایمیل و رسانه های اجتماعی این است که تعیین لحن می تواند دشوار باشد. ممکن است شما چیزی را به عنوان شوخی به مخاطب خود بگویید، اما او صحبت شما را به عنوان توهین تلقی کند و عصبانی شود و واکنش خوبی از خودش نشان ندهد، در این صورت سوتفاهم پیش می آید و می تواند برای ارتباط شما تهدید آمیز باشد. اطمینان حاصل کنید که صحبت شما واضح است و اگر عصبانی هستید، قبل از تایپ کردن چند دقیقه تامل کنید و نفس عمیق بکشید. البته در این مواقع بهتر است تا جایی که امکان دارد ملاقات حضوری داشته باشید. تا هیچ گونه سوتفاهمی صورت نگیرد.

تکنیک های برقراری ارتباط موثر در محیط کار

خیلی غیر رسمی نباشید

 همراهی و دوستی با همکاران می تواند به شما در انجام بهتر کارها کمک کند، اما در ارتباطات کاری خود خیلی زیاده روی نکنید یعنی وقتی بحث کار در میان است خیلی صمیمی نشوید. بحث کار از دوستی را جدا کنید. این را بدانید که در هر مکانی باید به اقتضای شرایط و محیط آن رفتار کنید. حواستان باشد که رفتار و طرز صحبتتان در ایمیل ها، جلسات کاری و تماس هاس تلفنی، حرفه ای باشد. خیلی غیر رسمی بودن در محیط کار ممکن است باعث ناراحتی همکارن شما شود و آن ها دیگر تمایلی به برقراری ارتباط با شما نباشند. بنابراین برای برقراری ارتباط موثر در محیط کار خیلی با همکاران خود صمیمی نشوید.

در مکاتبات خود حواستان به خطاهای نگارشی باشد

بررسی طلسم بهترین دوست شما در این کار است. همیشه هر چیزی را که تایپ می کنید، دوباره بخوانید و در صورت لزوم آن را تصحیح کنید. اگر نامه، ایمیل یا پیام شما غلط نگارشی داشته باشد، نشان دهنده این است که شما فردی بی دقت هستید. حتی اگر در بررسی خطاها خیلی مهارت ندارید، از شخصی بخواهید این کار را برای شما انجام دهد.

انتقاد سازنده داشته باشید

اگر دیگران را مدیریت می کنید یا به عبارتی دیگر در در شغل های مدیریتی فعالیت می کنید و می خواهید دیگران کارشان را به نحو احسن انجام دهند، باید مطمان شوید که نظرات و انتقادات شما سازنده هستند و اصلا بار عاطفی و احساسی ندارند. همچنین باید به گونه ای نظر خود را مطرح کنید که بازخورد مورد نظر را بگیرید. هنگامی که شخصی کار خود را بدون نقص انجام می دهد، بازخورد مثبتی از خود نشان دهید، او را تشویق کنید و از او تشکر نمایید.

آن چه را می شنوید دوباره تکرار کنید

هنگامی که رئیس یا همکارتان با شما صحبت می کند نکات مهم صحبت های آن ها را تکرار کنید، تا به آن ها نشان دهید که توجه می کنید و صحبت هایشان برایتان مهم است. در این صورت این امکان برای هر دو طرف فراهم می شود تا در صورت بروز هرگونه سردرگمی و سوتفاهم، حق مطلب ادا شود.

بحث های دوستانه تری داشته باشید

مردم، وقتی در مورد زندگی شخصی خود با آن ها صحبت می کنید، نسبت به شما صمیمیت بیشتری نشان می دهند. سعی کنید با همکاران خود ارتباط برقرار کنید. راه های تعامل با افراد را در سطح شخصی البته بدون زیاده روی پیدا کنید. اعتماد به راحتی به وجود نمی آید. باید با گذشت زمان و با احتیاط پیش بروید. اعتماد سازی مسیر طولانی را پیش خواهد برد و یکی از ضروریات ارتباط موثر در محیط کار است.

هرگز پیشرفت خود را متوقف نکنید

ارتباط موثر، مهارتی است که باید تمرین کنید. با مشاهده چگونگی رفتار و برقراری ارتباط افراد با یکدیگر و خودتان می توانید نکات خوبی یاد بگیرید. سعی کنید دایره ارتباطات و تعاملات خود را گسترده تر کنید و با افراد در رفت و آمد باشید. باید در محل کار طوری برخورد کنید که اگر روزی به مرخصی رفتید دیگران نبود شما را حس کنند و همچنیی رئیستان بتواند به عنوان کارمندی قابل اعتماد و ماهر روی شما حساب کند.

فقط قول انجام کارهایی را بدهید که مطمئن هستید می توانید انجام دهید

از بعضی جهات، چشم و بله گفتن به رئیس و دیگر همکاران ممکن است خوب به نظر برسد، اما از سوی دیگر می تواند برای شما درد سرساز باشد. وقتی قرار است به شما وظیفه ای محول شود یا همکارتان از شما می خواهد که کاری برایش انجام دهید، ابتدا تمامی جوانب را در نظر بگیرید و مطمان شوید وقت دارید آن کار را انجام دهید یا خیر. بنابراین گاهی اوقات نه گفتن بهتر از این است که وجهه خود را خراب کنید و دیگر دیگران نتوانند به شما اعتماد کنند. در تجارت و محل کار اعتبار، اعتماد و احترام بسیار اهمیت دارد.

اخبار مرتبط را با همکاران خود به اشتراک بگذارید

اگر می خواهید به عنوان کارمندی که اطلاعات زیادی دارد و از اخبار روز آگاه است، شناخته شوید یکی از بهترین راه های انجام این کار، انتقال اخبار مرتبط به همکاران تان است. لازم نیست تمام روز خود را صرف این کار بکنید، اما اگر در اینترنت در حال سرچ هستید، به رادیو گوش می دهید، یا اخبار را می خوانید و مطالبی را می آموزید که ممکن است برای همکاران شما مفید یا جالب باشد، چند لحظه وقت بگذارید و این اطلاعات و اخبار را نیز در اختیار آن ها بگذارید.

به آن چه می گویید متمرکز شوید

وقتی با فردی ارتباط برقرار می کنید، کلمات تنها ابزار رساندن پیام شما نیستند. چگونگی بیان شما بسیار مهم است. همیشه سعی کنید زبان بدن مثبت داشته باشید و لبخند بزنید. اگر از قبل عصبانی هستید سعی کنید خودتان را کنترل کنید و این عصبانیت را سر همکارتان یا دیگران خالی نکنید. همچنین باید این مهارت را داشته باشید که وقتی کسی با شما صحبت می کند از روی برخی نشانه های زبان بدن او حال وی را درک کنید. برای مثال اگر کسی ناراحت یا عصبانی باشد شما می توانید با کمی دقت این را در چهره اش ببینید و او را درک کنید. گاهی اوقات تنها چیزی که لازم است یک رویکرد ارتباطی متفاوت است تا دیگران احساس راحتی کنند.

سؤالات متداول را بپرسید

ارتباط خوب فقط برای بیان خود نیست؛ بلکه در مورد پرسیدن سوال های مناسب است. بنابراین با داشتن مهارت های ارتباطی قوی می توانید اطلاعات زیادی کسب کنید و پاسخ سوالات خود را بگیرید. یکی از ساده ترین راه ها برای بهبود مهارت های ارتباطی، پرسیدن سؤالات متداول است. این ها سؤالاتی هستند که با چه کسی، چه چیزی، چه زمانی کجا، چرا و چگونه آغاز می شوند. بنابراین با پرسیدن سوالات شما می توانید تعاملات خود را گسترش دهید.

سخن آخر

بهتر کردن مهارت های ارتباطی و برقراری ارتباط موثر در محیط کار امری است که به زمان و پایداری نیاز دارد، اما نه تنها خودتان از آن بهره خواهید برد بلکه در زندگی شخصی تان نیز تاثیر بسزایی دارد. جاب اکسپرت، سایت کاریابی است که با داشتن هزاران آگهی استخدام شما را در پیداکردن شغل متناسب با علایق، سلایق و تحصیلات شما یاری می کند. همانطور که می دانید برای پیداکردن شغل مناسب، باید رزومه کاری حرفه ای داشته باشید. با عضویت در جاب اکسپرت می توانید به کمک سیستم رزومه ساز آنلاین، رزومه ای منحصر به فرد داشته باشید.

در جاب اکسپرت شرکت های متقاضی نیروی کار، آگهی استخدام خودشان را در سایت می گذارند و شما می توانید برای چندین فرصت شغلی، رزومه خود را ارسال کنید تا آن ها در صورت لزوم با شما تماس بگیرند. با توجه به بازار کار فعلی که پیداکردن شغل بسیار سخت است، با سایت کاریابی جاب اکسپرت شغل مورد نظر خود را پیدا کنید. علاوه بر این، در جاب اکسپرت مقالات زیادی در مورد تقویت رزومه، مصاحبه شغلی موفقیت آمیز، نکات مهم در جستجوی شغلی و استخدام به عنوان کارآموز وجود دارد که می توانید استفاده کنید.