مدیران پروژه شلختگان خانگی یا ناظمان واقعی؟

مدیران پروژه شلختگان خانگی یا ناظمان واقعی؟

مدیران پروژه شلختگان خانگی یا ناظمان واقعی؟ | مدیر؟ واژه ای که مدت زمان طولانیست که کارفرمایان پروژه به این واژه حساسیت نشان می دهند و در اکثر موارد آن را نمی پذیرند، از نظر تعدادی از آنها، مدیر پروژه، سمتی است که اگر هر یک از بخش ها کارشان را خوب انجام دهند دیگر نیازی به مدیر پروژه وجود نخواهد داشت. در ادامه با یکی از مدیران پروژه موفق همراه می شویم تا از این شغل و ویژگی های لازم برای تبدیل شدن به یک مدیر پروژه خوب مطلع شویم.

من مطمئنم که کارفرمایان بسیاری هنگامی که در حال راه اندازی دفتر مدیریت پروژه هستند یا اینکه هنگامی که در حال ایجاد قسمت منابع انسانی و یا ارزیابی کاندیداهای شغل مدیر پروژه هستند، با این واژه در گیر بوده و غالبا می خواهند از پذیرفتن آن شانه خالی کنند و معمولا تمایل دارند با کسی که می خواهد عضوی از سازمان یا شرکت شان باشد و به واقع زیر مجموعه ی سازمان باشد، قرار داد ببندند نه یک مدیر پروژه با آزادی عمل بسیار!!

از طرف دیگر، تمامی ما به عنوان مدیران پروژه همیشه در حال کشمکش با مدیران مجموعه ها هستیم تا ببینیم در نهایت کدام پیروز می شود و مسئولیت مدیر پروژه را بر عهده می گیرد. همواره سعی می کنیم ویژگی های خودمان را تحلیل کنیم تا ببینیم آیا آنچه را که مدیر پروژه لازم دارد، داریم؟ آیا تمامی ویژگی هایی را که برای سازماندهی و هدایت مناسب و موفق یک تیم بزرگ با روحیات و نگرش های متفاوت لازم است، داریم؟ چه خصوصیاتی به فرد اجازه می دهد تا گروهی از افراد با استعداد را هدایت کند و تلاش های خود را برای رسیدن به یک راه حل موفق و انجام پروژه ی موفق سازماندهی کند؟

در این مطلب قصد دارم تعدادی از ویژگی های مورد لزوم و ضروری یک مدیر پروژه ی موفق را که برای انجام هر پروژه ای لازم است را با شما در میان بگذارم، قطعا مطمئنم که ویژگی های یک مدیر پروژه ی موفق، چیزی فراتر از این است اما من به مختصری از آنها اشاره می کنم پس در این مقاله و سایت کاریابی جاب اکسپرت با ما همراه باشید تا دریابید یک مدیر پروژه ی موفق کیست؟ من به عنوان یک مدیر پروژه، دارا بودن تمامی این خصوصیات را برای یک مدیر پروژه لازم و ضروری می دانم، در ادامه با هم به بررسی این ویژگی ها می پردازیم:

یک مدیر پروژه نظم دهنده ی خوبی است.

به عنوان یک مدیر پروژه، همواره در تلاش هستید یک گروه با استعداد 2 تا 50 نفره را سازماندهی کنید. بودجه پروژه را منظم و به روز نگه دارید، گزارش وضعیت دقیقی تهیه کنید و جلسات مختلفی را در طول هفته برنامه ریزی کنید تا از چگونگی روند پروژه مطلع شوید. انجام هیچ یک از این موارد، بدون وجود مهارت سازمان دهی و نظم دهندگی امکان پذیر نیست. اگر از همسر من سوال کنید به اندازه ی کافی تعجب خواهید کرد چرا که من در محیط خانه آدم مرتب و منظمی نیستم اما قطعا در محیط کار مجبورم که سازمانده و ناظم خوبی باشم چرا که بدون داشتن مهارت سازماندهی و نظم و ترتیب به هیچ عنوان کارم پیش نمی رود.

به عنوان یک مدیر پروژه، گاها ممکن است در یک زمان، در آن واحد 4 یا 5 پروژه را مدیریت کنید. به همین دلیل برای ساماندهی هر چه بیشتر به امور، باید بتوانید جلسات هفتگی با تیم اجرایی تان برگزار کنید. این جلسات هفتگی باید پیرامون مسائلی در مورد بررسی وضعیت مشتری، گزارش هفتگی روند کار و همچنین اعلام این گزارش به اعضای تیم و مشتری باشد. اگر زمانی قصد داشتید چند پروژه را با هم مدیریت کنید حتما این نکات طلایی را در نظر بگیرید که مطمئنا به کارتان خواهد آمد. هر چند که ارتباطات غیررسمی که در یک پروژه در قالب ایمیل، تماس های تلفنی و جلسات غیرفعال یا اضطراری با اعضای تیم و مشتری اتفاق می افتد می تواند تکمیل کننده ی گزارش های هفتگی جلسات باشد اما به طور کامل نمی شود فقط صرفا به آن ها اکتفا کرد، چرا که از انسجام و هماهنگی کافی برخوردار نیستند و قطعا برگزاری جلسات، تمامی اطلاعات را به صورت واضح تر و گویا تر ارائه خواهد داد.

یک مدیر پروژه باید ارتباطی منظم و هفتگی با مشتری داشته باشد.

یکبار یکی از تحلیلگران پروژه ام به من گفت که خیلی بیشتر از دیگر مدیران پروژه ای که تا به حال با آنها کار کرده از من ایمیل دریافت می کند، اگر چه شاید این صحبت یک شکایت گلایه آمیز بود اما من به سبب اینکه بتوانم پروژه را دقیق و مطلوب به انجام برسانم و هیچ زمانی مطلبی را جا نیندازم و به اصطلاح فراموش نکنم، تا در روند امور با مشتری قرار می گرفتم و گاها چیزی به پروژه اضافه می شد، آن را سریعا به تحلیل گر پروژه خبر می دادم، با بیان این مورد می خواستم بگویم که حتما بایستی با مشتری ارتباطی عالی و منظم داشت و تمامی تیم را از چند و چون امور آگاه کرد تا پروژه به خوبی پیش برود، اگر این کار حین انجام پروژه انجام نشود، قطعا نکات مهمی از قلم خواهد افتاد و کار مطابق میل مشتری پیش نخواهد رفت. مدیر پروژه مخزن اطلاعات اصلی برای هر دو تیم پروژه است و بسیاری از اوقات به موقع و دقیق بودن ارتباطات وی می تواند برای موفقیت در کارهای فعلی و پروژه ی کلی مهم باشد.

مدیر پروژه باید مذاکره کننده خردمندی باشد.

در حین اجرای پروژه، ممکن است زمانی مجبور شوید نقش یک مذاکره کننده را بازی کنید. بارز ترین زمان مذاکره، هنگامی است که تغییراتی در روند کلی پروژه ایجاد شده و شما می خواهید تیم مشتری و تیم اجرا را در جریان قرار دهید، در این شرایط شاید مذاکره کردن در مورد بعضی از مسائل چالش بر انگیز و زمان بر باشد اما شما به عنوان یک مدیر پروژه بایستی بتوانید اوضاع را خوب مدیریت کنید و گزارش مناسبی به مشتری ارائه دهید. بعضی مواقع راضی نگه داشتن دو طرف تیم بسیار مشکل است اما شما باید توانایی مذاکره را به نحو عالی داشته باشید و نهایتا بتوانید هر دو طرف را متقاعد کنید.

مدیر پروژه باید اعتماد به نفس خوبی داشته باشد.

یکی از مهم ترین ویژگی هایی که یک مدیر پروژه باید داشته باشد، اعتماد به نفس است. رهبر و مدیر پروژه ی ضعیف و بدون اعتماد به نفس قطعا از عهده ی کار بر نیامده و نهایتا پروژه را از دست خواهد داد. مشتری ضعف را احساس می کند و یا از آن استفاده می کند تا کنترل پروژه را به دست بگیرد یا احتمالاً درخواست تغییر مدیر پروژه را می دهد. مدیر پروژه باید آماده ی اتخاذ مسئولیت باشد و از تصمیم گیری های سخت و ناگهانی نترسد. همچنین باید آمادگی جنگیدن برای پروژه، مشتری خود و یا اعضای تیمش را داشته باشد.

یک مدیر پروژه باید شنونده ی خوبی باشد.

داشتن مهارت خوب گوش دادن، به همان اندازه ی اعتماد به نفس مهم است. مدیر پروژه باید به خوبی بداند که چه موقع باید گوش دهد و تنها به درک خود از مسئله ای متکی نباشد. ما به عنوان مدیران پروژه، اگر به دیگران گوش ندهیم و برای کسب اطلاعات در مورد روند پروژه، صرفا به دنبال گفته های تیم و مشتری خود باشیم، مطمئنا محکوم به شکست هستیم. بارها و بارها هنگامی که این کار را انجام می دهیم و به گفته های تیم و مشتری بسنده می کنیم، نقاط مهم و اصلی پروژه را از دست داده و از وقایع اصلی روند پروژه محروم می مانیم.

به یاد داشته باشید، بقیه تیم پروژه به علت قرار گرفتن در تیم اجرایی، حتی به صورت ناخواسته نبض پروژه را در اختیار دارند و در هر زمان معین می توانند اطلاعات حیاتی تری نسبت به مدیر پروژه داشته باشند. در بسیاری از موارد، تحلیلگر پروژه حتی به مشتری و فعالیت های روزانه پروژه نیز نزدیکتر است و کاملاً لازم است که مدیر پروژه با کارشناس پروژه رابطه متقابل محترمانه داشته باشد و با دقت به اطلاعات و گفته های آنها گوش دهد، چرا که ممکن است بهترین اطلاعاتی باشد که در طول پروژه دریافت می کند. پس همیشه باید به روز باشید و شنونده ی خوبی باشید تا به توانید به خوبی نظریات دو تیم را اجرایی کرده و آنها را راضی نگه دارید.

یک مدیر پروژه با سازمان طرف قراردادش آشنایی و ارتباط مناسب دارد.

شکی نیست که مدیر پروژه شخص اصلی و مهم در تیم پروژه است و یا به طور دقیق تر هم برای مشتری و هم برای تیم اجرایی، نقش محوری دارد. گاهی اوقات، مدیران پروژه به جهت اطمینان از پیشرفت کار باید در شرکت یا سازمان حضور داشته باشند. در این مواقع برای انجام سریع و به موقع کارها، مدیران پروژه بایستی با قسمت های مختلف سازمان و چند و چون امور آشنایی داشته باشند، تا بتوانند هر چه سریع تر کار خود را انجام داده و به اطلاعات و اهداف مورد نظر خود برسند، در چنین مواقعی اگر مدیر پروژه، آشنایی کافی با قسمت های مختلف سازمانی نداشته باشد، قطعا انجام کارش به تاخیر افتاده و روند کارش با مشکل و پیچیدگی به پیش می رود.

همچنین وی باید سمت تمامی افراد را به خوبی بداند و از نحوه ی کارشان مطلع باشد، تا در صورت نیاز به آن بخش، سردرگم و گیج نشده و بداند که برای انجام کارش باید به کدام قسمت مراجعه کند. بدین ترتیب با راحتی بیشتر کارش حل خواهد شد. من معمولا هنگامی که کارهای حسابداری دارم و می خواهم به طور کلی گزارش های مالی مربوط به هزینه ها و بودجه را از قسمت مالی دریافت کنم، خیلی زود و سریع کارم انجام می شود چرا که ارتباط خوبی با قسمت حسابداری سازمان ها داشته و می دانم برای حل کردن مشکلم به کدام قسمت مراجعه کنم. در واقع به درستی به چند و چون کار حسابداری اشراف داشته و به خوبی آن را می شناسم و می دانم که در مواقع ضروری بایستی به کدام قسمت حسابداری مراجعه کنم که زودتر به جواب مورد نظر دست پیدا کنم.

مدیر پروژه ی خوب باید توانایی حل مسئله به بهترین شکل را داشته باشد.

این یک تفکر ایده آلیست است که اعتقاد داشته باشیم که مشکلی در کار یا پروژه ایجاد نمی شود، چرا که قطعا چنین نیست و در واقعیت در حین انجام کار معمولا مسائل غیر قابل انتظار و دور از ذهنی به وجود می آید که یک مدیر پروژه باید بتواند به راحتی مشکلات حین انجام کار را حل کرده و برای آنها برنامه ای داشته باشد. هر پروژه با مشکلاتی روبرو است. اگر یک مدیر پروژه خوش شانس باشید، ممکن است فقط یک یا دو مشکل قابل حل برای حل یک پروژه خاص داشته باشید و اگر بدشانس باشید، ممکن است روزانه با اتفاقات متعدی روبرو شوید که بایستی برای حل آنها اقدام کنید. پس هنگامی که به تعداد زیادی آگهی استخدام نگاه می اندازید و یا به سایت کاریابی و استخدام سر می زنید، به یاد داشته باشید که داشتن توانایی حل مسئله برای یک مدیر پروژه از واجبات است. ویژگی حل مسئله در یک مدیر پروژه خوب، باعث می شود که مدیران بر اساس یک موقعیت خاص، طرز تفکر خود را تغییر دهند، در واقع آنها را وادار به خلاقیت می کند.

یک مدیر پروژه باید هر دو طرف را در جریان امور قرار دهد.

این خصوصیت مطمئنا در مورد هر حرفه ای و تقریباً در مورد هر سمتی که یک شخص داشته باشد، صدق می کند، اما غالباً خیلی از افراد از آن غافل هستند. “آنچه را می گویید، انجام دهید و آنچه انجام می دهید را بگویید.”

بیایید ابتدا قسمت اول عبارت ذکر شده را تفسیر کنیم: مدیر پروژه باید پیگیری های خوبی داشته باشد و تمامی مسئولیت های افراد تیم را بررسی کند که به موقع و به درستی انجام شده باشد. اگر من مدیر پروژه باشم و بگویم که امروز برای شنیدن و پی گیری کار تیم COB آماده هستم، باید حتما آن را انجام دهم. اگر قصد دارم که به تست سیستم کمک کنم و مثلا موعد مقرر آن را روز جمعه اعلام کرده باشم، حتما باید آن را انجام دهم و به زمان دیگری موکول نکنم.

وقتی مدیر پروژه، رهبر تیم و در نهایت کل پروژه، نمی تواند کارهای و مسئولیت های خود را سر وقت انجام داده و به تعهدات خود عمل کند، پس چرا باید بقیه تیم این کار را انجام دهند؟ به عنوان یک مدیر پروژه، اگر انجام کارهای خود را به تعویق انداخته و در انجام آنها تعلل بورزید، بقیه تیم متوجه می شوند و حس می کنند که مهلت ها فقط یک سری اعداد و ارقام بی ارزش هستند و هیچ تعهدی برای انجام آنها پیدا نمی کنند. پس اگر یک مدیر پروژه ی موفق هستید، حتما کارها و مسئولیت هایتان را سر وقت و به موقع انجام دهید.

یک مدیر پروژه، باید هنگام انجام پروژه و بستن قرار داد شور و شوق داشته باشد.

شور و شوق شاید یکی از مواردی نباشد که باید برای ویژگی های مدیر پروژه موفق در نظر گرفت، اما اکنون که من به آن اشاره کردم، مطمئنا به تناسب آن با خصوصیات یک مدیر موفق پی خواهید برد. زمانی که از یک مدیر پروژه با اشتیاق و انگیزه صحبت می کنم، منظورم  این است که مدیر پروژه باید اشتیاق خاصی داشته باشد تا بتواند هماهنگی بین روند کار، بودجه، جدول زمانی، خواسته مشتری ، اعضای تیم ایجاد کرده و نهایتا برای پیشرفت کار نگران باشد.

نمی توانم وقتی به یک پروژه و موفقیت در آن و انجام به موقع اش فکر می کنم، به وجد نیایم! شور و شوق برای رسیدن به موفقیت و رسیدن به اهداف نهایی، نیاز به جلب اعتماد افراد و همچنین تحمل دیگران دارد. یک تیم کامل و بی نقص پروژه را تصور کنید که اشتیاق مناسبی برای دست یابی به موفقیت از خود نشان می دهند. من به عنوان مدیر پروژه با اشتیاق یک سری ویژگی ها را برای شما لیست می کنم که نشان دهنده ی اشتیاق تیم پروژه باشد و شما به عنوان ناظر ویژگی هایی که فکر می کنید که یک مدیر پروژه ی با شور اشتیاق می تواند داشته باشد، کدامند، بعد آنها را با بررسی کنید. به نظر من قطعا سرخت بودن یکی از ویژگ یهایی است که باید در راس این لیست قرار گیرد. شاید لغت نامه های مختلف، تعاریف متفاوتی از سرسختی ارائه دهند اما من قطعا سرسختی را در رعایت موارد زیر می دانم:

• قاطع بودن و داشتن ثبات نظر
•  سخت و سفت و بی احساس بودن در کار مانند سنگ و یا چوب

من این خصوصیات را به عنوان سرسختی در نظر می گیرم، چرا که از نظر من، نظر و رای مدیر پروژه نباید راحت تاثیر محیط و یا دیگران و یا شرایط بیرونی عوض شود. در واقع راهی که می خواهد برود، نباید تحت تاثیر محیط شرایطش تغییر کند. در این حالت، سرسختی قطعاً چیز خوبی است.

یک مدیر پروژه ی موفق خوب گوش می دهد اما با احتیاط عمل می کند.

هنر خوب گوش دادن همیشه چیز خوبی است و این ویژگی بسیار مهمی برای مدیر پروژه است. مدیر پروژه ای که حرف دیگران را به درستی گوش نمی دهد و کمی هم لجوج است احتمالاً مدیر پروژه خوبی نیست و طبیعتا مدت زیادی در این شغل دوام نمی آورد.
پس باید خوب گوش کند اما صحبت ها و نظرات اعضای دیگر تیم، مدیران و مشتریان را بررسی کند. تنها با مدیریت دقیق کارهای پروژه و لحاظ کردن خواسته های مشتری تا جایی که امکان دارد می توانید به شهرت برسید.
در نهایت، یک مدیر موفق پروژه بایستی به خواسته های تیم و مشتری احترام بگذارد، اما تصمیم نهایی را خود بگیرد.
با انعطاف پذیری بیش از حد و نرمش نشان دادن زیاد و یا عدم هماهنگی و سازمان یافته نبودن، مدیرپروژه هرگز نخواهد توانست که اعتماد و احترام مشتری را به دست آورد و با اتخاذ این روش مطمئنا به مدت طولانی مدیر پروژه نخواهید ماند و پروژه ی مهمی را در دست نخواهید گرفت.

یک مدیر پروژه ی موفق باید کاملا صادق و راستگو باشد.

مشکل اینجاست که معمولا دوست نداریم خبرهای بد را به مشتری بدهیم، چرا که می ترسیم به عنوان مدیر پروژه انتخاب نشویم و یا منفعتی برایمان نداشته باشد. یا اینکه می ترسیم که کنترل امور از دست مان خارج شود. ترس، ترس، ترس، اگر ترس خود را در نظر بگیریم، هرگز به چیزی دست پیدا نمی کنیم. ما می ترسیم که به نظر می رسد که ما کنترل نداریم. ترس ، ترس ، ترس … اگر از ترس خود پیروی کنیم ، هرگز به چیزی دست نمی یابیم. مورد مهمی که باید در کلیه ی قراردادهایتان مد نظر داشته باشید این است که باید با مشتری خود صادق باشید. مسیر صادقانه و دست باز معمولا به سرعت انجام کار و درست پیش رفتن پروژه کمک ویژه ای می کند.
چرا که داشتن صداقت در کار با مشتری و همچنین اعضای تیم همیشه، کل پروژه را موفقیت آمیز به انتها خواهد رساند اما اگر در این بین شک و شبهه ای برای مشتری به وجود آید و نتواند ان را با خود حل کند، مطمئنا یا پروژه را از دست خواهید داد و یا نخواهید توانست در این شغل دوام بیاورید.

سخن آخر

امیدوارم، که همانطور که یاد گرفته ایم به ازدواجمان خصوصا از روزهای اول به بعد پایبند باشیم به همان اندازه نیز به درست پیش رفتن پروژه هایمان نیز پایبند باشیم. دغدغه ها و مشکلات موجود در لیست موضوعات مورد بررسی پروژه را که از تماس های مشتری و در گزارش وضعیت ها به دست آورده اید، در مقابل مشتری قرار داده و آنها را حل و فصل و پیگیری کنید. حل مشکلات را به یک تلاش مشترک تبدیل کنید، بدین شکل شانس بیشتری برای حل موفقیت آمیز و حفظ رضایت مشتری دارید. مطمئن هستم که با انجام این کارممکن است حتی پروژه را از دست بدهید، اما در دراز مدت این مسئله کار می کند.

مطمئنا در این لیست، مواردی وجود دارد که لزوماً به نفع پروژه نیست و لازم نیست که خیلی سریع مشتری را در چند و چون امور قرار دهید اما اگر ارزیابی کلی و انجام دادید و مطمئن شدید که راه حل دیگری ندارید حتما مشتری تان را در جریان بگذارید. وجود مدیران پروژه برای هر شغلی بسیار حیاتی است چرا که آنها می توانند تصمیمات مهمی بگیرند که منجر به انجام بهینه ی پروژه شود. درست است که مدیران پروژه ی بسیار عالی و موفق بسیار کمیاب هستند اما با این وجود، تمام PMO مدیران پروژه باید صفات و ویژگی های مشترکی داشته باشند که بتواند پروژه های محول شده را خوب مدیریت کنند.

حال اگر با شمه ای از خصوصیات یک مدیر پروژه آشنا شدید اگر در خود این خصوصیات را سراغ دارید هنگام مراجعه به سایت کاریابی و بررسی آگهی استخدام و هنگام پیدا کردن شغل حتما در نظر داشته باشید که آیا برای این سمت مناسب هستید یا خیر و یا اینکه رزومه ی درخشانی در این مورد دارید یا خیر بعد از بررسی این وقایع به راحتی به سایت های کاریابی مانند سایت جاب اکسپرت سر زده و شغل مورد نظر خود را پیدا کنید. پس با ما باشید و در سایت جاب اکسپرت شغل دلخواه خود را جستجو کنید.